เทคนิค 1 – 3 – 5 – 1 ปฐมนิเทศพนักงาน

orientation

การแนะนำรายละเอียดขององค์กร โครงสร้าง หน้าที่งาน วัฒนธรรมองค์กรคงไม่เพียงพอ ที่ทำให้ตัดสินใจทำงานหรือเดินจากไปแบบกู่ไม่กลับ หลายองค์กรพยายามเฟ้นหาคนเก่งมาทำงานพร้อมกับสูญเสียคนเก่งให้คู่แข่งไปแบบลอยละลิ่ว ซึ่งไม่ใช่แค่เรื่องเล็กๆสำหรับการจัดโปรแกรมปฐมนิเทศ (Orientation)พนักงานใหม่  ความสำคัญอยู่ที่ผู้จัดโดยฝ่ายพัฒนาบุคลากรมีความพร้อมในการวางแผนอย่างไร กำหนดวัตถุประสงค์ เตรียมวางโปรแกรมเหมาะสม หรือไม่

หลายท่านพบปัญหา เรื่อง ผู้เข้าปฐมนิเทศน้อยไป ไม่มีวิทยากรภายในอบรม รูปแบบการจัด ห้องประชุม งบประมาณจำกัด หรือแม้แต่ ระยะเวลาเร่งรีบ แผนกต้องการคนทำงานทันที  พนักงานใหม่ที่นี่ เก่าที่อื่นหรือใหม่เอี่ยมแกะกล่อง ย่อมต้องการรับทราบข้อมูลที่จำเป็นขององค์กร เพื่อการทำงานที่มีความคล่องตัว ตรงตามวัตถุประสงค์ขององค์กร จึงจะสามารถ “เข้าเมืองตาหลิ่ว ต้องหลิ่วตาตาม” ได้

ฝ่ายพัฒนาบุคลากรจึงควรให้ความสำคัญในการจัดโปรแกรมปฐมนิเทศ(Orientation)ควบคู่กับโปรแกรมพัฒนาพนักงานใหม่ (Trainee Program) ด้วยประสบการณ์ของผู้เขียนในการเป็นที่ปรึกษางานพัฒนาบุคลากร พัฒนาโปรแกรมฝึกอบรมพนักงาน

แนะนำสูตรสมการ การปฐมนิเทศพนักงานใหม่  เรียก “   1  –   3  –  5 – 1 ”

1351

จำนวนชั่วโมงการอบรม คิดเป็น (100%) ขึ้นอยู่กับการประมวลผลสมการข้างต้น โดยคิดดังนี้

1 .Policy  คือ นำนโยบายและทิศทางองค์กรในปีนี้  โครงสร้างฝ่ายบริหาร แผนกงาน ส่วนงานที่ต้องประสานงาน

รวมถึงหน่วยงานให้คำปรึกษากรณีพนักงานใหม่พบข้อผิดพลาด  หัวข้อนี้ทำให้พนักงานไม่ลอยเคว้งหรือหมด

กำลังใจปฏิบัติหน้าที่ต่อ กรณีพบปัญหาในงานหรือหัวหน้างาน  ที่สำคัญสร้างความน่าเชื่อถือต่อภาพลักษณ์แรก

ที่พนักงานเข้างาน

2.Training Need Survey คือ ประมวลผลที่สำคัญด้านความต้องการและความจำเป็นในการฝึกอบรมจากข้อมูลเดิมปีที่ผ่านมา ใช้เป็นหัวข้อฝึกอบรมพนักงานใหม่  ไม่ต้องลงรายละเอียดเชิงลึก ให้พนักงานเห็นภาพใหญ่(Big Picture )โดยสังเขป ลำดับความสำคัญแต่ละหลักสูตร ไม่เกิน 3  หลักสูตร เช่น หลักสูตรทักษะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communications) ,หลักสูตรการบริหารเวลา (Time management) เป็นต้น

  1.     JD คือ หน้าที่งานสำหรับพนักงานใหม่ แต่ละแผนกงาน ไม่ต้องลงรายละเอียดระบุเป็นรายบุคคล ควรชี้แจง

ภาพรวมของแต่ละส่วนงาน พนักงานต้องทำงานหรือประสานงาน  ในหัวข้อนี้ ฝ่ายพัฒนาบุคลากรควรมีการ

วางแผนจัด พี่เลี้ยง(mentoring)ผู้มีความชำนาญการทั้งวัยวุฒิ คุณวุฒิ ควรมีอายุงาน 3 ปีขึ้นไป ไว้คอยดูแล ให้

คำปรึกษาในเนื้องาน พร้อมจัดตารางชั่วโมงฝึกฝนอบรม ให้พนักงานเกิดความชำนาญ การจัดชั่วโมงฝึกมากหรือ

น้อยเท่าไรนั้น ขึ้นอยู่กับแต่ละหน้าที่งาน โดยนำ Competency มาใช้ในการเก็บชั่วโมงฝึกฝนได้ ถือเป็นเรื่องที่ดี

มาก

  1.     Ice Breaking /workshop เป็นการจัดกิจกรรมละลายพฤติกรรม เพื่อคลายความวิตกกังวลของพนักงานใหม่ ทำ

ความรู้จักเพื่อนร่วมองค์กร เรียนรู้วัฒนธรรมองค์กรร่วมกัน พร้อมผสมผสานการจัด workshop เปิดเวทีนำเสนอ

และสร้างสรรค์แนวคิดสำหรับพนักงานใหม่ต่อองค์กร การจัดกิจกรรมนั้นขึ้นอยู่กับสถานที่ ผู้จัดอาจปรับเปลี่ยน

ตามจำนวนคน  ขนาดห้องประชุม  มีการสรุปกิจกรรมโดยทีมวิทยากรหรือผู้จัด ผู้เข้ารับการปฐมนิเทศจะมี

ความรู้สึกผูกพันต่อเพื่อนและองค์กรในระดับหนึ่ง ถือว่ากิจกรรมนี้ ต้องอาศัยทีมหรือผู้จัดที่มีความเป็นมืออาชีพ

มีความกระตือรือร้น การจัดโปรแกรมนี้จะมีประสิทธิภาพ

เทคนิคการจัดอาจมีการปรับเปลี่ยนเนื้อหาให้เหมาะสมตามขนาดองค์กร  สิ่งที่ผู้จัดการอบรมพัฒนา ลืมไม่ได้เลย นั่นคือ เมื่อจัดการปฐมนิเทศบุคลากรใหม่เรียบร้อยแล้ว ควรมีการประเมินผล(Evaluation)พนักงานใหม่รายเดือน   3 เดือน  6 เดือน และรายปี เพื่อค้นหาสิ่งที่ต้องพัฒนาปรับปรุง เสริมสมรรถนะความสามารถพนักงาน ให้ตรงกับคุณสมบัติหน่วยงาน  และเสริมรากฐานการพัฒนสู่ความสำเร็จในอาชีพต่อไป

ท้ายที่สุด หากองค์กรให้ความสำคัญ “ ก้าวแรกพนักงาน ” เชื่อแน่ว่า อย่างน้อยพนักงานที่คงอยู่หรือเดินจากไป จักเป็น “กระบอกเสียงสำคัญ” ต่อภาพลักษณ์องค์กรไม่ต้องเปลืองงบโฆษณา

 

ผู้เขียน อ.วีย์รฎา กวิณรวีบริรักษ์

ติดตามบทความพัฒนาบุคลากรได้ที่ http://www.ophconsultant.com/blog/learning/1351.php

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s