จัดทำแผนฝึกอบรมและพัฒนาประจำปี (Annual Plan)

annual plan

หลายองค์กรมีการทำแผนประจำปีเพื่อใช้ฝึกอบรมตามเป้าหมายของหน่วยงาน โดยการกำหนดแผนการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานประจำปี(Annual Plan) นั้น นักพัฒนาบุคลากรควรกำหนดการฝึกอบรมตามความจำเป็น(Training Need)มากกว่าความต้องการของพนักงาน(Training Want) วิธีการหาข้อมูลเพื่อใช้ประกอบการจัดทำแผน มีเครื่องมือการค้นหาที่เหมือนหรือแตกต่างกันไป

โดยส่วนใหญ่นิยมการสอบถามในรูปแบบข้อมูลถามตอบ จากนั้นนำข้อมูลที่ได้รับกลับมาประมวลผลหาหัวข้อและโปรแกรมที่เหมาะสมในการจัดทำแผย ทั้งนี้ ผู้เขียนขอแนะนำรูปแบบการจัดทำแผนการฝึกอบรมและพัฒนาประจำปี อย่างง่ายและมีขั้นตอนการจัดทำที่เป็นระบบ  คือ

1. การหาความจำเป็นในการฝึกอบรมพัฒนา(Training Need)

การหาความจำเป็นแต่ละองค์กร ขึ้นอยู่กับข้อมูลแต่ละองค์กรในด้านนโยบายการพัฒนา(Vision,Mission,Goal,Strategy) ข้อมูลด้านหน้าที่ความรับผิดชอบงานตามตำแหน่งงานความสามารถในการทำงาน(JD&Competency) และข้อมูลด้านผลการปฏิบัติงาน การประเมินระดับช่องว่างความสามารถ โดยนำผลวิเคราะห์ช่องว่างความสามารถ(Competency Gap) มาจัดทำแผนพัฒนาฝึกอบรม

สำหรับแบบสอบถามเพื่อสำรวจหาความต้องการฝึกอบรม (Training Want) อาจใช้แบบสอบถามแบบผสมผสานทั้งแบบสอบถามปลายเปิด (open-ended questions) และแบบสอบถามปลายปิด (close-ended questions)

ทั้งนี้ควรจัดแบ่งการสอบถามเป็นสัดส่วน คำถามไม่กำกวม มีส่วนของการเสนอแนะเพื่อพัฒนาปรับปรุง เช่น แบ่งเป็น 3 ตอน (สอบถามโปรแกรมทั่วไป สอบถามโปรแกรมหลักสูตรการบริหารและสอบถามโปรแกรมเทคนิคเฉพาะหน่วยงาน)

ปัจจุบันเทคโนโลยีและระบบสารสนเทศเข้ามามีส่วนช่วยลดเวลาการจัดเก็บข้อมูลมากกว่าในอดีต ง่ายต่อการติดตามผล ผู้จัดทำแบบสอบถามใช้วิธีการส่งเมลสอบถาม ซึ่งถือว่าประหยัดเวลา นำข้อมูลมาใช้ได้สะดวกและลดการใช้วัสดุสิ้นเปลืองได้เป็นอย่างดี

2. การกำหนดหลักหลักสูตรฝึกอบรมพัฒนา(Training Course)

การกำหนดหลักสูตรฝึกอบรมนั้นให้กำหนดตามระดับการบริหารและการปฏิบัติงานของพนักงาน โดยหัวข้อการจัดทำหลักสูตรฝึกอบรมที่ง่ายต่อการนำไปใช้ประกอบด้วย 3 ส่วน คือ

1)โปรแกรมด้านการบริหารจัดการ (Managerial Program)

2)โปรแกรมด้านด้านเทคนิคเฉพาะกลุ่มงาน (Technique Program)

3)โปรแกรมทั่วไป (General Program)

3. การจัดทำแผนฝึกอบรมพัฒนา(Annual Plan)

หลังจากมีการกำหนดแผนฝึกอบรมพัฒนาตามตำแหน่งงานแล้ว องค์กรต้องวางแผนการจัดฝึกอบรมพัฒนาพนักงานรายบุคคลประจำปี เพื่อสามารถพัฒนาได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ข้อมูลที่นำมาจัดทำแผนประกอบด้วยข้อมูล 2 ส่วน คือ

2)ข้อมูลด้านบุคคล เป็นการรวบรวมข้อมูลความรู้ ความสามารถที่เป็นจริงในการทำงานที่ผ่านมาในรอบปีของพนักงาน ด้วยข้อมูลเชิงปริมาณ เช่น KPIs , Competency เป็นต้น

3)วิเคราะห์หาหลักสูตรและโปรแกรมการพัฒนารายบุคคล การวิเคราะห์หาข้อมูลดังกล่าวนั้นให้นำข้อมูลหลักสูตร โปรแกรมการอบรมมาตามหน้าที่ความรับผิดชอบจริงและแนวโน้มการรับผิดชอบการบริหารงานในสายอาชีพ การวางแผนสืบทอดตำแหน่งงานด้านการบริหาร

ทั้งนี้การพิจารณาเปรียบเทียบให้คำนึงถึงความจำเป็นในงานมากกว่าความต้องการเพื่อฝึกอบรม

 

4. การดำเนินการฝึกอบรมพัฒนาจริง(Implementation)

ในขั้นตอนนี้ นักพัฒนาบุคลากรต้องมีการวางแผนจัดการด้านงบประมาณ( Budjet)ประจำปี ตามปฏิทินผนงาน โดยงบประมาณที่ได้รับในแต่ละหน่วยงานหรืองบรวมการพัฒนานำมาบริหารจัดการความคุ้มค่าในการลงทุน ให้เหมาะสมด้านพัฒนาฝึกอบรม จัดเตรียมอุปกรณ์ ห้องอบรม ค่าวิทยากร ค่าใช้จ่ายการดำเนินงานอบรมอื่นๆ ในการจัดฝึกอบรมภายใน(In-House Training )หรือค่าใช้จ่ายเพื่อการจัดฝึกอบรมภายนอกองค์กร (Public Training)

ทั้งนี้ การดำเนินการฝึกอบรมที่ถือว่าเครื่องมือการพัฒนา (Development Tools)ที่ดีเยี่ยม หาใช่เพียงการฝึกอบรมในห้องเรียนเพียงอย่างเดียว แต่การดำเนินการฝึกอบรมในรูปแบบเทคนิคอื่นๆ มีผลต่อการเรียนรู้ในระยะยะยาว(Long Term Learning)ของพนักงาน มีแหล่งความรู้มากมายใองค์กร ขึ้นอยู่กับการวางแผน แสวงหาผู้ดำรงตำแหน่งหรือหัวหน้างานที่มีความรู้ความสมารถมาจัดสอน

โดยพบว่า หลายหลักสูตรลดค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมภายในและภายนอก สามารถนำผลการฝึกอบรมพัฒนาใช้ประโยชน์ในการทำงานจริง เช่น การอบรมโดยใช้เครื่องมืออุปกรณ์จริง (Vestibule training) ,การฝึกอบรมในงาน(On The Job Training),การฝึกงาน (Internships),การสอนแนะ(Coaching),การมอบหมายโครงการ(Project Assignment),การฝึกอบรมโดยคอมพิวเตอร์(Computer based training) เป็นต้น

5. การวัดและการประเมินผลการฝึกอบรมพัฒนา(Measurement and Evaluation)

โดยในขั้นตอนนี้ ประกอบด้วยกระบวนการ 3 ขั้นตอนคือ  การเก็บรวบรวมข้อมูล การวิเคราะห์และการประเมินผล เพื่อนำข้อมูลทั้งหมดนำเสนอสู่แผนการบริหารจัดการบุคลากรและองค์กร

ผู้เขียนขอนำแนวคิดการวัดและประเมินผลเพื่อนำมาใช้การจัดการองค์การของ Robert S. Kaplan และ David P. Norton ซึ่งได้เสนอแนวคิด BSC :Balance ScoreCard เพื่อใช้การวัดผลการดำเนินกิจการ ทำให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมองค์กร โดยเป็นการวัดผลทางการเงิน กระบวนการภายใน ความพึงพอใจลูกค้าและบริการ รวมทั้งการประเมินการเรียนรู้และการสร้างนวัตกรรมองค์กร

ภายใต้มุมมองแต่ละด้านของการตั้งเกณฑ์และการดำเนินการ ต่างๆ ในองค์กร

1) วัตถุประสงค์(Objective)  เป็นการกำหนดวัตถุประสงค์แต่ละมุมมองที่ต้องการให้ตัวชี้วัดบรรลุผล

2) ตัวชี้วัด(Performance Indicator) การกำหนดตัวชี้วัดเพื่อให้งานบรรลุผลสำเร็จตามหน้าที่ปฏิบัติ

3) เป้าหมาย (Target) เป็นการตั้งค่าความสำเร็จเชิงปริมาณ กำหนดด้วยตัวเลข เปอร์เซ็นต์ ตามความเหมาะสมของงาน

4) แผนงานตามโครงการที่ตั้งใจ(Initiatives Project) การดำเนินงานตามแผนงานของโครงการที่เกิดขึ้นภายในองค์กร มีความก้าวหน้าตามลำดับขั้นตามแผนงานที่ตั้งไว้ในโครงการแต่ละโครงการ

จากกระบวนการวางแผนเพื่อพัฒนาฝึกอบรมประจำปี จะเห็นว่า การวางแผนฝึกอบรมพัฒนาพนักงานในองค์กรนั้น สามารถสร้างผลสำเร็จที่ยั่งยืนแก่องค์กร รวมทั้งเพิ่มขีดศักยภาพบุคลากรให้มีความรู้ ความสามารถ ตามเป้าหมายที่องค์กรคาดหวังนำองค์กรสู่ความเป็นเลิศระดับแถวหน้าธุรกิจ


คำถามชวนคิด

ท่านคิดว่าการจัดทำแผนฝึกอบรมพัฒนาประจำปี (Annual Plan) เหมือนหรือต่างจากแผนฝึกอบรมพัฒนาบุคลากร (Training Road Map) อย่างไร

………………………………………………………………………………………………………..

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s