วิธีสร้างความผูกพันพนักงานต่อองค์กร (EMPLOYEE ENGAGEMENT)

ผูกพันในองค์กร

“ จะอยู่ทำงานหรือลาออกไป ไม่ได้มีผลสำคัญกับองค์กร ” เป็นประโยคที่ต้องลบออกจากความคิดของทุกคน ที่รับผิดชอบงานการรับพนักงานเข้าออกทำงาน เพราะหากพบปัญหาเหล่านี้

อัตราการลาออก (Turnover) สูงตลอดระยะเวลาเป็นปีแล้ว …
คนเก่งลาออกบ่อย ไม่สามารถธำรงรักษาพนักงาน(Retention) ไว้ได้….
ความปลอดภัยในการทำงาน(Safety) มีประสิทธิภาพต่ำ…
ไม่มีระบบบริหารจัดการประเมินผลงาน (Performance Management System )…
ผลผลิต (Productivity)ในงานไม่มีมาตรฐาน คุณภาพต่ำ…
ความสามารถในการสร้างผลกำไร (Profitability)ได้น้อย ไม่สม่ำเสมอ…
และอีกหลายๆเรื่องราว ที่ตามมาเป็นห่วงโซ่ปัญหา ให้สะสาง ไม่แล้วเสร็จสักครั้ง

วิธีการสร้างความผูกพันในองค์กร นั้นคือ 

1.องค์กรต้องสร้างภาพใหญ่ๆ(Big Picture)ให้ทีมบริหารมองเห็น จุดที่ทุกคนไปถึงเป้าหมายองค์กรนั้นร่วมกัน มีภาพให้เห็น มีเป้าหมายที่ดีร่วมกัน

2. มีทีมงานที่รับผิดชอบงานนี้โดยตรง ทีมงานนี้ ควรเป็นบุคคลภายในองค์กร ที่ทำงานร่วมกับองค์กรมาระยะหนึ่ง มีทัศนคติเชิงบวก มีแรงผลักดัน ไม่ย่อท้อ ใช้การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่แนะนำให้นำบุคคลซึ่งมีปัญหาเรื่องการแบ่งพรรค แบ่งพวก มีความเป็นอัตตาในตนเองสูงเข้ามาทำงานในทีม ยิ่งสร้างความแตกร้าวมากกว่าสามัคคี

3. วางแผนงานโดยกลุ่มผู้รับผิดชอบ ระยะเวลาดำเนินงานเป็น 3 ระยะ คือ ระยะเตรียมการ(Preparation-Stage) ระยะดำเนินงาน (Implementation-Stage)ระยะติดตามประเมินผล (Evaluation-Stage) ทุกระยะการทำงานต้องมีการจัดเตรียมหาข้อมูล การสอบถามทั่วไป การสอบถามเชิงลึก( In-depth Interview) ประเมินกิจกรรมที่เกิดขึ้น ในแบบเชิงปริมาณ(Quantity)

4. จัดโครงการพัฒนาหรือกิจกรรมการทำงานร่วมกัน ซึ่งโครงการนี้ อาจอยู่ในรูปแบบของกิจกรรมพัฒนาคุณภาพ โครงการพัฒนาหน่วยงาน กิจกรรม COP(Community of Practice)เชื่อมโยงแนวคิดกลุ่มคนเล็กๆ ให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ก่อให้เกิดเป็นนวัตกรรมใหม่ๆ เพื่อการทำงานที่มีคุณภาพมากขึ้น

5. บริหารจัดการระบบประเมินผลงาน(PMS)ให้มีความเป็นรูปธรรม เที่ยงตรง ซื่อสัตย์ ไม่เอนเอียง มีตัวชี้วัดที่จับต้องได้ สมเหตุสมผล มีการประเมินแบบมีมาตรฐาน ไม่ใช่อยากจะดันให้ใครขึ้นตำแหน่ง รักใคร ชอบใคร เห็นเพียงผิวเผินในหน้าที่งานดี ก็ส่งเสริมชื่นชมให้คะแนนสูง ข้อนี้สำคัญต่อใจ หลายคนลาออกเพราะน้อยใจ ไม่ได้รับการดูแลใส่ใจ ไม่ชอบความไม่เท่าเทียมในงาน การไม่ถูกเหลียวแลแต่เหลียวหลังแทน

6. จัดการประเมินภาวะผู้นำ(Leadership)ของหัวหน้างาน ผู้จัดการ ประเมินความเป็นผู้นำ มีการบริหารทีมงานได้ดีเพียงใด? คนชอบ?ไม่ชอบ ? หากประเมินแล้วพบข้อด้อยจำนวนมาก ต้องรีบแก้ไขตามแผนการพัฒนาบุคลากรนั้น เสียแต่เนิ่นๆ หากประเมินในแบบ 180 องศา พบข้อคิดเห็นของลูกน้องส่วนใหญ่ ไม่ชื่นชมระบบการบริหารหัวหน้างานส่วนมาก ผู้รับผิดชอบต้องรีบจัดหาโปรแกรมการฝึกอบรม ระยะสั้น ระยะกลาง ให้ผู้นำได้ฝึกฝนให้เกิดทักษะการจัดการอย่างมืออาชีพ อย่ารีบ Feedback แบบขวานผ่าซาก จะเสียความรู้สึกมากว่าการได้ให้ข้อมูลจริง
สำคัญตรงที่ เมื่อฝึกอบรมแล้ว ต้องมีระบบการติดตามกลุ่มที่ได้รับการฝึกอบรม ดังกล่าว มีการนำไปปรับใช้ในงานหรือไม่? อย่างไร? นำเสนอต่อฝ่ายบริหาร

7. มีการวางแผนงานการสร้างโปรแกรมระยะยาว ซึ่งผู้เขียนแนะนำให้ทำโปรแกรมสร้างความผูกพันในองค์กรตั้งแต่ก้าวแรก ที่พนักงานเดินเข้ามาทำงานในบริษัท ทุกตำแหน่งงาน ต้องวางแผนงานยาวไป0-5 ปี และวางแผนกิจกรรมพัฒนา ยาวไปถึงขั้นพนักงานเกษียณอายุการทำงานทีเดียว

เรียกว่า ทั้งหมดทั้งมวลต้องอาศัยความร่วมมือ จากจุดแรกคือ ฝ่ายบริหาร มีอำนาจการสั่งการให้เกิดกลุ่มผู้รับผิดชอบ กลุ่มผู้รับผิดชอบระดมความคิดจัดการโปรแกรมต่างๆจากทุกฝ่ายงาน สุดท้ายคือ พนักงานมีแรงจูงใจในการทำงาน(Motivation) ข้อหลังสุดนี้สำคัญและยากยิ่งกว่าสิ่งใด ทำอย่างไรให้ทุกคน มีแรงจูงใจในการทำงานเป็นทีม รักองค์กร รักเพื่อนร่วมงาน รักในงานที่ทำงานทำงานออกมาดีเกินคาด พนักงานที่ดีย่อมเป็นรากแก้วที่สร้างความแข็งแกร่งให้องค์กร ….หมั่นสร้างคนก่อนจะเสียคนเก่งให้คู่แข่งไป

บริหารคนแบบซุนวู

Lonely-Man-Rex.jpg

ในด้านศิลปะแห่งการนำทัพ ซุนวูเสนอให้ผูกใจด้วยพระคุณ สร้างเอกภาพด้วยพระเดช ปกครองด้วยระเบียบวินัย ในด้านยุทธวิธี ซุนวูเน้นการจู่โจมฉับพลัน เผด็จศึกฉับไว ในด้านยุทธศาสตร์ซุนวูเสนอการวางแผนอย่างเหนือชั้น ชนะข้าศึกโดยมิต้องรบ ในด้านการบัญชาการ ซุนวูเสนอให้ผ่อนคล้อยตามสภาวการณ์ รู้เขารู้เรารบในแบบและนอกแบบเลี่ยงจุดแข็งตีจุดอ่อน…
นี้คือ ตัวอย่างของหลักการวางแผน การปกครองคนหมู่มาก เพื่อการรบและเพื่อชัยชนะของการทำสงครามต่างเมือง มีไม่น้อยที่หลายท่านได้อ่านหนังสือฉบับ 3 ก๊ก แล้วอ่านพิชัยสงครามซุนวู พบว่ามีความเหมือนและแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง ในการทำสงคราม
ตำราซุนวูสอนให้ผู้อ่านวางแผนแบบแยบยล รู้เขารู้เรา เอาชนะโดยไร้ซึ่งการเสียเลือดเสียเนื้อ รู้จักยุทธวิธีการวางแผนการศึก ในตอนหนึ่งของหนังสือ พิชัยสงครามซุนวู โดยนักแปลฝีมือดี คุณอธิคมและคุณอดุลย์
หากอ่านแล้วนำหลักการยุทธ์พลิกแพลงกลับมาใช้ในการดูแล บริหารบุคลากรในองค์กร นับว่ามีประโยชน์มากโขทีเดียว หนังสือตำราซุนวูกล่าวถึงหลักการเลี้ยงคนและบริหารคนในกองทัพ ตอนหนึ่ง ว่า ..
“การทำสงครามต้องเผด็จศึกโดยเร็ว ถ้ายืดเยื้อกองทัพอ่อนล้า ขวัญสู้รบตกต่ำ กองทัพกะปลกกะเปลี้ย ผู้สันทัดในการทำสงครามจึงไม่เกณฑ์พลซ้ำสอง ไม่เกณฑ์เสบียงซ้ำสาม พึงยึดทรัพย์สินแคว้นอริ แย่งเสบียงจากข้าศึก
ดังนั้น หากต้องการให้นักรบไพร่พลเข่นฆ่าสังหารข้าศึก ต้องปลุกเร้าความเคียดแค้น หากต้องการให้นักรบแย่งยึดเสบียงและยุทธปัจจัยของข้าศึก จะต้องตกรางวัลเป็นทรัพย์สินเงินทอง
อันรถศึก ถ้ายึดรถศึกได้ 10 คัน ต้องตกรางวัลให้ผู้ยึดคนแรกให้อย่างงาม เชลยนั้น ต้องปฏิบัติต่อด้วยดีและช่วงใช้ตามควร จึงกล่าวได้ว่า ยิ่งชนะศึก ยิ่งทำให้ฝ่ายตนเข้มแข็ง ”
ท่านจะเห็นว่า การบริหารคนในองค์กร ไม่ต่างอะไรจากพิชัยสงครามซุนวู หากหวังจะให้ธุรกิจเติบโต ได้เปรียบคู่แข่ง สิ่งสำคัญคือการคงไว้ซึ่งการบริหารทรัพยากรในองค์กร งบประมาณ บุคลากร อยากให้คนเก่งมีใจทำงานเพื่อองค์กรอย่างเต็มที่ ท่านผู้บริหารต้องวางยุทธ์ในการเลือกคนทำงาน การขับเคลื่อนผลักดันศักยภาพคน จำแนกและระบุบุคคลแต่ละประเภทในองค์กรให้ได้
คนเก่งในองค์กรมีหลายแบบ หากต้องมีวิธีการจูงใจแบบคู่ขนาน How To Reward ? การจูงใจบางอย่างต้องใช้ทรัพย์สิน เงินทอง ของรางวัล แต่การจูงใจบุคคลบางประเภทกลับไม่ต้องใช้ทรัพย์มากมายก่ายกอง มีเพียงการวางกลยุทธ์การผลักดันศักยภาพที่เขามี ให้นำมาใช้พัฒนาอย่างเต็มที่ ต่อเนื่อง เขาเหล่านั้นกลับทำประโยชน์ได้อย่างมหาศาล คงอยู่เคียงข้างองค์กร
ดังนั้น หากองค์กรไม่มีงบประมาณมาจัดสรร กระตุ้นให้พนักงานเจ้าหน้าที่เกิดการจัดทำโครงการ การพัฒนาใดๆก็ตาม ผู้เขียนแนะนำว่า ให้ใช้การให้รางวัลแบบไม่ใช่ข้าวของเงินทอง แต่นั่นคือ รางวัลทางใจและรางวัลทางกระตุ้น ส่งเสริมความก้าวหน้าในหน้าที่
บางครั้ง บางท่านมองเพียงมุมเดียว ว่าเขาเหล่านั้นในองค์กร แท้จริงต้องการขั้นเงินเดือน เงินเพิ่ม เงินรางวัล แต่หากใช้การสำรวจ( Survey) เพื่อหาจุดที่ต้องการ เหมาะสม ท่านจะพบเรื่องที่ไม่คาดคิดจากความรู้สึกที่แท้จริงของเขาเหล่านั้น ลองนำกลยุทธ์ซุนวูไปปรับใช้ดูนะคะ
………………………………………………………………..
Cr. Picture


http://www.independent.co.uk 

บทความ  หลักสูตร  อบรม  ซุนวู  คนเก่ง  กลยุทธ์  สงคราม  บริหาร  จูงใจ  รางวัล  ปัจจัย  เชลย 

 องค์กร  สำรวจ  survey  reward training 

ใครเอาเนยแข็งของฉันไป(Who Moved My Cheese ?)

swiss-cheese.jpg

ในยุคของการเปลี่ยนแปลง ไม่ว่าคุณคือGen ไหน ต้องพร้อมรับมือกับทุกปัญหาที่เกิด มนุษย์มีความคิดหลายด้าน มุมมองที่แยบยล อยู่ที่แต่ละคนจะดึงศักยภาพแต่ละด้านออกมาใช้ประโยชน์มากน้อยเพียงไร “ ใครเอาเนยแข็งของฉันไป ?” หนังสือเขียนเรื่องเชิงเปรียบเทียบตัวละครสี่ตัว การปรับตัวยอมรับการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ ของแต่ละบุคคล

4894.jpg

หนังสือเล่มนี้ ขายดีทั่วโลก 1 ใน 100 เล่ม หนังสือที่น่าอ่าน ปัจจุบัน ตีพิมพ์เผยแพร่ไปแล้วกว่า 40 ภาษา จำได้ว่าเคยอ่านหนังสือต้นฉบับเล่มนี้ นานหลายปีแล้ว หนังสือเล่มบางๆ กระดาษสีขาวนวล พกพาติดกระเป๋าง่าย หยิบจับขึ้นมาอ่านกี่ครั้ง ได้อารมณ์การเดินตามหาเนยแข็ง หอมกรุ่น ในเขาวงกตแต่ละวงเสมือนตัวละครทุกครั้งไป
รู้สึกประทับใจและชอบแนวคิดในการเขียน นิยามเรื่องเนยแข็งนี้ ใช้ได้กับการทำงานทุกยุค ทุกสมัย ทุกวัย ใช้ปรับเปลี่ยนคนในองค์กร ปรับเปลี่ยนความคิด การกระทำ พร้อมเตรียมรับการเปลี่ยนแปลงทุกสถานการณ์

spencer j.jpg

นายแพทย์ สเปนเซอร์ จอห์นสัน (Spencer Johnson )ได้เขียนถึงปัญหาความซับซ้อนในสมองมนุษย์ ที่หาทางออกได้โดยง่าย มีวิธีการที่ใครๆก็เข้าถึงได้ แต่เราทุกคนมักลืมมันไป
ตัวละครในเรื่อง มี 4 ตัว คือ หนูชื่อ สนิฟฟ์และสเคอร์รี่ มีการปรับตัวเพื่อการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว , มนุษย์ตัวจิ๋ว ชื่อ เฮม ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเรื่องใดๆก็ตาม และฮอว์ มีการปรับตัวได้ทันเมื่อเกิดเหตุการณ์ที่คับขัน
แต่ละตัวนั้น ถูกสร้างเปรียบเทียบอุปนิสัยที่แตกต่างกัน ภายใต้แรงกดดันจากสิ่งเร้าภายนอก สังคมที่มากด้วยความท้าทายในเขาวงกต ถ้าเปรียบคนทำงานในองค์กร ทุกคนต่างแสวงหาความสำเร็จขั้นสูงสุดในชีวิตตนเอง เมื่อพบอุปสรรคหรือพบความผิดพลาด ไม่สมหวัง การเปลี่ยนแปลงที่ได้มาด้วยความไม่ชอบธรรม สูญเสียตำแหน่งงานที่เคยทำ มีการโอนย้ายตำแหน่ง เปลี่ยนผู้นำ บางคนทำใจยอมรับกับการเปลี่ยนแปลงนั้นไม่ได้ ตัดสินใจหลีกหนีปัญหาและเปลี่ยนเป้าหมายที่มี บางคนทำงานกับความเคยชินไปวันๆ โดยหลงลืมการพยายาม การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
“ ใครเอาเนยแข็งของฉันไป ?” พูดถึง ตัวละคร 4 ตัว ที่มีการปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ทุกๆวัน หนูและมนุษย์ตัวจิ๋ว จะใส่รองเท้าคู่ใจ วิ่งออกไปหาเนยแข็งในเขาวงกต พวกเขาออกเดินทางทุกเช้าอย่างนั้นทุกวัน ทำจนเคยชินออกไปทุกวัน แต่แล้ววันหนึ่ง พบว่าเนยแข็งที่เคยกินอย่างเอร็ดอร่อย ได้หายไป ? ใครเอาไป ?
สนิฟฟ์และสเคอร์รี่ ด้วยสัญชาตญาณการปรับตัวแบบสัตว์ตัวเล็ก ไม่คิดอะไรมาก สมองไม่มีความซับซ้อนเหมือนมนุษย์ สัตว์ตัวจิ๋วตามหาแหล่งอาหารเรื่อยไป เพื่อให้ได้มาซึ่งอาหารประทังชีวิต และทำอยู่อย่างนั้นแบบไม่ย่นย่อ
เฮมและฮอว์ คือ มนุษย์ตัวเล็ก มีความยึดมั่น ถือมั่น กลวิธีคิดสลับซับซ้อน มีความเคยชินกับสังคม ถิ่นที่อยู่ ปรับตัวได้ช้า และมีทัศนคติเป็นกำแพงกั้นความสำเร็จ โดยเฉพาะเฮมที่ไม่ยอมรับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับเขา
สำหรับ ใครก็ตามที่กำลังตามหาความสำเร็จที่หายไป ผิดหวังกับความจริงที่อยู่ตรงหน้า แนะนำให้อ่านเรื่องนี้ อาจได้ไอเดียแปลกใหม่ มีแรงขับสู้ใหม่ ในวันพรุ่งนี้
สำหรับฉบับแปล ภาคภาษาไทย หากผู้อ่านสนใจลองไปหาอ่านฉบับเต็มตามแผงหนังสือ ที่ใช้ภาษาแปลได้อย่างเข้าถึงต้นฉบับ ของ คุณ ประภากร บรรพบุตร ใช้ภาษาได้ดี ทีเดียวค่ะ

Cr Picture 
https://willsrandomweirdness.wordpress.com
http://www.goodreads.com/author/show/3340.Spencer_Johnson  

Who Moved My Cheese  ใครเอาเนยแข็งของฉันไป  บทความ  หลักสูตร  สัมมนา  องค์กร  ปรับตัว  เปลี่ยนแปลง  แนวคิด  ซับซ้อน  หนังสือ GEN  ทัศนคติ  กำแพง  เขาวงกต

เรื่องที่คุณไม่เคยรู้ของ “มหาตมะ คานธี”

P_20160620_164939_1_1.jpg

“อาจเป็นไปได้ ที่ในยุคต่อไป จะไม่มีใครอยากเชื่อว่า บุคคลเช่นนี้ ก็เคยมีชีวิตชีวา เดินเหินอยู่บนโลกนี้” อัลเบิร์ต ไอน์สไตน์ กล่าว
ครั้งหนึ่ง ดิฉันได้ไปเยือนอินเดีย ในฐานะที่ปรึกษาด้านธุรกิจ ดิฉันเห็นภาพการเติบโต การพัฒนา สาธารณูปโภคพื้นฐาน รวมทั้งเศรษฐกิจหลายด้านของอินเดีย ที่มีพัฒนาการดีขึ้นเป็นลำดับ อย่างน่ามหัศจรรย์ ต่างจากในวัยเด็กที่ผู้ใหญ่เคยพูดถึงอินเดียในแง่ของความยากจน มีขอทานจำนวนมาก ทำให้ดิฉันคิดถึงบุคคลท่านหนึ่ง
หนังสือพิมพ์ นิวยอร์ค ไทมส์ เคยกล่าวถึง “เขาเป็นบุคคลที่ไม่มีวันตาย เขาได้ทิ้งพลังทางใจ ไว้ให้เป็นมรดกแก่คนรุ่นหลัง ซึ่งสักวันหนึ่งในกาลข้างหน้า จักต้องมีอำนาจเหนือกำลังรบและอาวุธยุทธภัณฑ์ และเหนือลัทธิประหัตประหารกัน อันหฤโหด” นั่นคือ “มหาตมะ คานธี” Mahatma Gandhi

มหาตมะ.jpg
ผู้เขียน ขอหยิบยกหนังสือ “ชีวประวัติของข้าพเจ้า โดย มหาตมา คานธี”(สมัยนั้น เขียน มหาตมา คานธี) เป็นหนังสือแปลโดย กรุณา กุศลาสัย แปลจากภาษาฮินดี ตีพิมพ์ครั้งที่ 4 ตั้งแต่ พ.ศ.2518 จำได้ว่าอ่านซ้ำหลายครั้งแล้ว ทุกครั้งยังคงให้ความรู้สึกแตกต่าง น่าสนใจในการนำมาปรับใช้ทางการบริหารคน ท่านเป็นบุคคลที่เกิดมาเพื่อการพิทักษ์ทุกสิทธิ์ ชื่นชมผู้แปลที่ใช้ใจและความสามารถอันเต็มเปี่ยม ในการแปลภาษาฮินดี ซึ่งขณะผู้แปลดำรงชีพอยู่ในที่ ถูกจำกัดสิทธิห้องแคบๆ
ทำให้เราคนไทย ได้รับรู้อีกมุมหนึ่งของท่านมหาตมะ ที่น่าประทับใจ แฝงข้อคิด ให้ทบทวนการดำเนินชีวิต หลักการบริหารงาน บริหารทีมงาน ซึ่งแปลกมาก ที่ท่านสามารถใช้วิธีการบริหารได้อย่างดีเยี่ยม ไม่ต้องใช้ทุนมหาศาล แต่ใช้แรงจูงใจมวลมหาประชาชนแทนทุนอำนาจ
ในตอนหนึ่งของหนังสือ กล่าวถึง “การก่อตั้งนิคม Phoenix”
ที่ทำให้ดิฉันประทับใจในแนวคิดการบริหาร ซึ่งไม่ต่างกับการบริหารงานในองค์กรปัจจุบัน

มหาตมะ2.jpg
มหาตมะ ท่านเล่าว่า
แรกเริ่มก่อสร้างโรงพิมพ์ สำหรับวารสาร “Indian Opinion” ได้มิตรสหายชาวอินเดียมีอาชีพ ช่างไม้และช่างปูน และบุคคลที่ได้เคยร่วมงานกับข้าพเจ้า ตั้งแต่สงครามโบเออะ(Boer War)มาช่วยมากหน้าหลายตา ภายในเวลา 1 เดือน อาคารหลังหนึ่ง ซึ่งมีความยาว 75 ฟุต กว้าง 50 ฟุต ก็เสร็จเรียบร้อย มิตรสหายต้อง เสี่ยงอันตรายมากในการอยู่กินร่วมกับข้าพเจ้า เพราะตำบล Phoenix เต็มไปด้วยต้นไม้ ใบหญ้า มีงูชุกชุม ไม่เคยมีใครมาอาศัยอยู่ พวกเราต้องช่วยกัน หักล้างถางพง ทำความสะอาดทีละน้อย ในที่สุดก็เป็นสถานที่ปลอดภัย สำหรับอยู่อาศัยได้
เวลาประมาณ 1 สัปดาห์ เราขนสัมภาระข้าวของ โดยใช้เกวียน ตำบล Phoenix อยู่ห่างจาก Durban ประมาณ 13 ไมล์ ข้าพเจ้าพยายามชักชวนให้บรรดาญาติมิตร ที่ติดตามข้าพเจ้าที่ไปทำมาหากินในแอฟริกาใต้ ให้มาเริ่มชีวิตใหม่ที่ Phoenix มีอยู่จำนวนไม่น้อยที่เห็นด้วย
ในคืนวันที่จะออกวารสารฉบับปฐมฤกษ์ คืนนั้น กรอบอัดตัวพิมพ์ หรือที่เรียกกันตามภาษาการพิมพ์ ว่า เคซ ได้ขึ้นไปอัดบนแท่นพิมพ์หมดแล้ว แต่เครื่องไม่ยอมเดิน พยายามเท่าไร ก็ไม่สำเร็จ ถึงกับต้องเชิญนายช่างหัวเมือง มาแก้ไข เครื่องยังไม่ยอมเดิน ทุกคนหมดหวัง นาย West เดินหน้าเศร้า น้ำตาคลอมาหาข้าพเจ้า
แล้วพูดขึ้นว่า
“เครื่องไม่ยอมเดิน แม้จะพยายามเท่าไร ก็ไม่สำเร็จ น่ากลัวว่าหนังสือฉบับนี้
เราจะออกให้ไม่ทันกำหนดเสียแล้ว”
“ถ้าจริงอย่างที่ว่า ก็ไม่มีทาง แต่ไม่จำเป็นอะไรที่เราต้องมาเสียน้ำตา ลองช่วยกันพยายามแก้ไข อีกหน่อยเถอะน่า เออ! เครื่องที่เราใช้แรงมือได้ ก็มีอยู่นี่นา หากเราไม่ใช้มันเวลานี้ จะไปใช้เมื่อไรกัน”
ข้าพเจ้าพูดขึ้นเป็นทำนองปลอบใจ….
ข้าพเจ้าปลุกช่างไม้ ทั้งหลายให้ลุกขึ้น อธิบายเรื่องราวให้ฟัง
แล้วขอร้องให้เขาช่วย ข้าพเจ้าได้รับคำตอบทันที
“พุทโธ่ เรื่องเท่านี้ ถ้าผมช่วยท่านไม่ได้ ผมจะมีประโยชน์ อะไรเล่า ?
ท่านไปพักผ่อน พวกเราจะจัดการเอง”
ข้าพเจ้าและคนอื่นๆ ก็ผลัดกันเข้าช่วยออกแรงกับเขาด้วย และพร้อมกันนั้น หน้ากระดาษของ “Indian Opinion ” ก็ตีพิมพ์ออกมาเรื่อยๆ

มหาตมะ3.jpg
ผลก็คือ วารสารไปถึงสถานีได้ตรงตามเวลา และพวกเราต่างสบายใจไปตามๆกัน ทำให้พวกเรา มีกำลังใจทำงานดียิ่งขึ้น แล้วหันไปใช้แรงคนแทนเครื่องยนต์เดินแท่นพิมพ์
จากตอนหนึ่ง ของหนังสือเล่มนี้ ทำให้เรามองเห็นภาพ นักบริหารที่แท้จริง ต้องอาศัยหลักการจูงใจทีมงาน เพื่อให้เขาเหล่านั้น เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในการสร้างความสำเร็จ คำสั่งอย่างเดียวไม่เพียงพอ จะทำให้คนร่วมใจทำงานให้ประสบผลสำเร็จ แต่ผู้บริหารที่ดีต้องรู้จักเอาใจเขามาใส่ใจเรา บางครั้งต้องลงมือทำให้เห็นเป็นตัวอย่าง อาจต้องร่วมแรง ร่วมใจทำงานด้วยตนเอง โดยมองข้ามคำว่า “หัวหน้า มีหน้าที่สั่ง” ออกไป และใช้หลักการระดมใจ ให้คนทำงานด้วยแรงใจมากกว่าการบังคับขู่เข็ญ ให้ทำตามนโยบายเพียงอย่างเดียว
ซึ่งในปัจจุบัน การบริหารบุคลากรในองค์กรนั้น มีปัจจัยภายในและปัจจัยภายนอกเข้ามาเกี่ยวข้อง ทำให้มีการแปรผันงาน การ Turn Over บุคลากร ค่อนข้างสูง อีกทั้ง การปรับเปลี่ยนทางเทคโนโลยี ทางเศรษฐกิจที่มีความผันแปรตลอดเวลา ซึ่ง สิ่งที่จะดำรงให้ธุรกิจอยู่อย่างยั่งยืน นั่นคือทรัพยากรมนุษย์ นั่นเอง
เครื่องจักร เครื่องยนต์ สามารถทดแทนและลดระยะเวลาการผลิตได้ แต่ไม่มีจิตใจ หรือจิตสำนึกของความจงรักภักดีในองค์กร แต่มนุษย์มีเต็มเปี่ยมอยู่เหนือสิ่งมีชีวิต อื่นใดในโลก
ผู้เขียน มักเขียนเสมอว่า หากพบปัญหาซับซ้อนมากมายในองค์กร ให้หันกลับมา ทบทวนแก้ปัญหาที่ตัวบุคลากรแต่ละระดับก่อน มองให้เห็นเนื้อแท้ของปัญหา เกิดจากน้ำมือมนุษย์ หรือเครื่องจักรสร้างปัญหา กันแน่?
องค์กรต้องหมั่นสร้างเครื่องมือบำรุงรักษาคนเก่ง สร้างเครื่องมือผลักดันหัวหน้างาน ให้เป็นเสมือนเจ้าขององค์กร สร้างโปรแกรมพัฒนาศักยภาพคนเก่ง สร้างระบบตัดท่อน้ำเลี้ยงคนไม่ดี อย่าให้มีการแบ่งตัวได้อย่างอิสระแบบฝังรากลึก และสร้างโปรแกรมพัฒนาสมรรถนะอย่างต่อเนื่อง ทันต่อเหตุการณ์
หนึ่งในการบริหารจัดการพัฒนาบุคลากรในองค์กร จึงไม่ควรลืมนำระบบประเมินผลงานมาใช้ควบคู่กับเทคนิคการจูงใจในการทำงาน เพราะ ไม่ว่าวันนี้ พรุ่งนี้ หรือวันต่อไป “คน ไม่ใช่เครื่องจักรกลต้องการความรัก ความมั่นคง ความปลอดภัย การเอาใจใส่ และมีความเบื่อหน่าย ตลอดเวลา ” คุณว่าจริงไหม?

หลักการเขียน JDที่ดี

JD

          การเขียน JD (Job Description) หรือหน้าที่งาน เป็นเอกสารที่แสดงถึงขอบเขต ความรับผิดชอบในตำแหน่งงาน ซึ่งแต่ละองค์กรมีแนวทางการเขียนที่เหมือนหรือแตกต่างกันไป แต่ท้ายที่สุดของการเขียน นั่นคือ มุ่งให้ผู้ดำรงตำแหน่งนั้นทราบขอบเขตของความรับผิดชอบงาน พร้อมบอกคุณลักษณะ คุณสมบัติที่เหมาะสมในตำแหน่งนั้นๆ ให้ตรงตามความต้องการขององค์กร
การเขียน JD ที่ถูกต้องนั้น ควรเริ่มต้นมาจากการเชื่อมโยงจากนโยบาย วิสัยทัศน์ เป้าหมายที่องค์กรวางกลยุทธ์ไว้ก่อน โดยกำหนดหน้าที่งานตามภารกิจหน้าที่ ที่สอดคล้องกับแผนผังโครงสร้างองค์กร(Organization Chart) การเขียนมีความชัดเจน ครอบคลุมในหน้าที่ของแผนกหรือหน่วยงาน
แรกเริ่มนั้น ควรมีการวิเคราะห์งาน(Job Analysis :JA)แต่ละงาน ให้ถ่องแท้เสียก่อน เพราะหากเริ่มเขียนใหม่ๆ จะพบว่างานบางหน้าที่มีความเกี่ยวข้อง เหมือนหรือซ้ำซ้อนกับแผนกอื่น ดังนั้น การเขียนที่ดีนั้น ผู้เขียนต้องมององค์รวมแบบภาพใหญ่(Big Picture)ก่อน แล้วเก็บรายละเอียดปลีกย่อยแต่ละหน้าที่
มีบางท่าน เคยถามผู้เขียนว่า จริงๆแล้วหน้าที่การเขียน JD ปรับปรุง คือหน้าที่ใคร ??ผู้บริหาร HR หรือหัวหน้างานหรือจ้างที่ปรึกษาภายนอกเข้ามาเขียน คำตอบ คือ เป็นไปได้หลายทางขึ้นอยู่กับเหมาะสมและการเข้าถึงการเขียนได้ตรงจุด เพราะไม่ว่าท่านใดเป็นผู้เขียนจะพบว่า ข้อมูลที่สำคัญเพื่อใช้ประกอบในการเขียน ต้องได้รับมาจากผู้ดำรงตำแหน่งหรือหัวหน้างานนั้นร่วมให้ข้อมูลที่จำเป็น ในการกำหนดการเขียนหน้าที่งาน

ขอยกตัวอย่างหลักการเขียน JD ในเบื้องต้น ดังนี้

1. นโยบายองค์กร(Policy) : พัฒนาองค์กรให้มีมาตรฐาน พัฒนาผลิตภัณฑ์สู่ระดับสากล โดยทีมผู้เชี่ยวชาญทุกสาขามืออาชีพ

2. วิสัยทัศน์(Vision) : มุ่งมั่นพัฒนาผลิตภัณฑ์ให้ตรงใจลูกค้า พัฒนานวัตกรรมใหม่ด้าน รักษาสิ่งแวดล้อม เพื่อความเป็นเลิศในภูมิภาคอาเซียน

3. แผนผังโครงสร้างองค์กร (Organization Chart) : ประกอบด้วย
• กรรมการผู้จัดการ
• ผู้จัดการส่วนโรงงานและผู้จัดการส่วนสำนักงาน
• หัวหน้าฝ่ายส่วนต่างๆ เช่น หัวหน้าฝ่ายการผลิต หัวหน้าฝ่ายคุณภาพ หัวหน้าฝ่ายเทคนิค หัวหน้าฝ่ายพัฒนาผลิตภัณฑ์ หัวหน้าฝ่ายขาย หัวหน้าฝ่ายการตลาด หัวหน้าฝ่ายบัญชี หัวหน้าฝ่ายบุคคล หัวหน้าฝ่ายธุรการ หัวหน้าฝ่ายคอมพิวเตอร์
• ตำแหน่งหน้าที่งานย่อยแต่ละฝ่าย เช่น หัวหน้าฝ่ายการผลิต มีตำแหน่งงานในหน้าที่ที่รับผิดชอบในฝ่ายอีก 3 ตำแหน่ง คือ รองหัวหน้าฝ่ายการผลิต เจ้าหน้าที่ผลิต ธุรการฝ่ายการผลิต แต่ละหน้าที่นั้นอาจประกอบด้วย จำนวนผู้ดำรงตำแหน่งทำงานมากน้อยต่างกัน ในสายการผลิดตำแหน่งเจ้าหน้าที่ผลิตหลายร้อยหรือหลายพันคน
โดยนับเป็น 1 หน้าที่ แต่หลายตำแหน่งงาน ในข้อนี้ ถือว่าเป็นการเขียนที่มีกระบวนการ ใช้ระยะเวลาวิเคราะห์ค่อนข้างนาน เพื่อให้ข้อมูลตรงตามตำแหน่งและถูกต้อง โดยตำแหน่งงานย่อยอาจแยกออกไปอีกเป็นหลายตำแหน่ง

ประเด็นสำคัญ!! 

หลักการเขียนที่ง่ายและตรงตามเป้าหมายขององค์กรนั้น องค์กรควรแบ่งแยกหน่วยงาน หน้าที่ในสายงานหลัก (Line)และสายงานสนับสนุน(Support)ให้ชัดเจนก่อน เพื่อป้องกันความสับสน เกิดความชัดเจนในหน้าที่แต่ละหน่วยงาน ตรงตามเป้าหมายที่องค์กรต้องการ และการบริหารแต่ละระดับนั้น ควรมีการกระจายอำนาจ (Decentralization) ให้ระดับผู้ปฏิบัติงานระดับล่างลงมามีอำนาจการตัดสินใจเกี่ยวกับการคิด ปฏิบัติ และแก้ปัญหาด้วยตัวเอง ในลักษณะนี้ จะก่อให้เกิดแนวคิดการปรับองค์การแบบ reorganizing, reengineering, restructuring, reinventing เป็นต้น คือเกิดการพัฒนางานได้รวดเร็จ การตัดสินใจไม่ต้องใช้เวลานานเกิน
บางแห่ง อาจมีการจัดโครงสร้างองค์การจากแนวดิ่งมาเป็นแนวราบ (Flat organization) มีสายการบังคับบัญชาสั้นลงหรือเป็นการลดขนาดขององค์การ (Down sizing) การจัดโครงสร้างองค์การตามแนวราบ ได้แก่ การจัดโครงสร้างแบบโครงการ (Project organization) การจัดโครงสร้างองค์การแบบเมทริกซ์ (Matrix organization) การจัดโครงสร้างองค์การแบบข้อมูล (The information based organization) ทังนี้ ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและรูปแบบองค์กร

บุคคลที่มีส่วนจัดทำ JD 

• ผู้บริหารระดับสูงสุด :กำหนดหน้าที่ JD ตรวจสอบ อนุมัติงบประมาณการว่าจ้างที่ปรึกษา
• ผู้บริหารระดับสูงในหน่วยงาน : จัดทำ JD ติดตามประเมินผล
• ผู้จัดการหรือหัวหน้างาน : จัดทำปรับปรุง JD ในระดับผู้ใต้บังคับบัญชา เสนอแนะ
• พนักงาน : ปฏิบัติตามใบหน้าที่งาน

หน่วยงานที่มีส่วนสำคัญในการจัดทำ 

• ฝ่ายบุคคลหรือพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ : หน่วยงานนี้อาจใช้ทีมงานเดิม หรือตั้งคณะกรรมการ หน่วยงานพิเศษขึ้นมา ทำหน้าที่ดูแลเฉพาะด้าน
โดยมีหน้าที่สำคัญ 2 ส่วน คือ ออกแบบปรับปรุง JD จัดทำคู่มือและบูรณาการความเข้าใจบุคลากรเชื่อมโยงการจัดทำ JDให้ไปใช้จริงในองค์กร ส่วนงานนี้ หากไม่มีความชำนาญ ควรใช้ที่ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญร่วมออกแบบปรับปรุง อบรมทำความเข้าใจแก่พนักงานในองค์กร เพราะช่วยลดความขัดแย้ง ลดระยะเวลาและเกิดการนำไปใช้ได้จริง

ส่วนประกอบแบบฟอร์ม JD 

• ส่วนที่ 1 : ข้อมูลทั่วไป ชื่อบริษัท ชื่อตำแหน่งงาน แผนก ฝ่าย
• ส่วนที่ 2 :แผนผังโครงสร้างสายบังคับบัญชา
• ส่วนที่ 3 : รายละเอียดหน้าที่งานหน้าที่ความรับผิดชอบอย่างสรุป
• ส่วนที่ 4 : คุณสมบัติที่จำเป็นในงาน การศึกษา สาขาที่จบ ทักษะทั่วไป
• ส่วนที่ 5 : ความรู้ ความสามารถ ทักษะในงาน
• ส่วนที่ 6 : ตัวชี้วัดผลงานและกำหนดความสามารถสมรรถนะในงาน
• ส่วนที่ 7 : ลงนาม ผู้จัดทำ ผู้ตรวจสอบ ผู้อนุมัติ

แต่ละองค์กร มีการกำหนดรูปแบบแตกต่าง มากน้อยไปตามความเหมาะสม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของทีมคณะกรรมการบริหารและทีมฝ่ายบุคคล ที่มีที่ปรึกษาร่วมพัฒนาแบบแผน
ซึ่งในมุมมองผู้เขียนที่ผ่านมา พบว่า องค์กรใดก็ตามมีการปรับปรุง JD KPI Competency อย่างต่อเนื่อง และล้อไปตามแบบแผน นโยบายประจำปี นั่นหมายถึง ให้ความสำคัญ กระตือรือร้นต่อการพัฒนาระบบบุคลากร เห็นความสำคัญต่อการเชื่อมโยงวิสัยทัศน์ขององค์กร สู่กระบวนการทำงานจริง ย่อมส่งผลให้องค์กรนั่นมีประสิทธิภาพ เกิดประสิทธิผล ถือเป็นการเพิ่มพูน พัฒนาคนเก่งให้มากขึ้นทุกๆปี อีกประการหนึ่ง
_________________________________________________________
คำถามชวนคิด 

คุณคิดว่า JD ต่างจากหน้าที่ประจำวันหรือไม่ ???
…………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………….

ติดตามบทความได้ที่ www.ophconsultant.com

by อาจารย์วีย์รฎา