ป้องกันปัญหาจัดทำ KPIs ไม่บรรลุผล

KPI.jpg

“ ถ้ามีความเข้าใจ KPIs ทุ่มเทในการวางแผน ดำเนินการจัดทำอย่างจริงจังทุกภาคส่วน สัมฤทธิ์ผลได้ไม่ยาก ไม่มีข้อกังขา ไม่มีข้อโต้แย้งให้คนจัดทำต้องท้อถอย ”
หากมองภาพรวมประโยชน์ในการจัดทำ KPIs(Key Performance Indicator) นั้น มีประโยชน์ทั้งองค์กร หากดำเนินกิจกรรม(Activity)ในการทำงานบรรลุผลสำเร็จ นั่นหมายถึงตัวชี้วัดผลงาน(KPIs)บรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมาย(Goals) ส่งผลดีต่อความสำเร็จในพันธกิจ(Mission)ที่ตั้งไว้ เป็นไปตาม วิสัยทัศน์ (Vision) ขององค์กร ส่งผลดีต่อการวางกลยุทธ์ในปัจจุบันและอนาคตองค์กร

ประโยชน์โดยรวมที่ควรจัดทำ KPIs ในทุกองค์กร คือ 

1. เป็นเครื่องมือในการวัดประสิทธิภาพของการทำกิจกรรมหลักในงาน ตามหน้าที่ในงานจริง
2. เป็นเกณฑ์ประเมินผลงาน ผลิตภาพงาน (Productivity) ของพนักงานทุกระดับ
3. เป็นแนวทางกำหนดขอบเขตการปฏิบัติงาน วิธีการดำเนินงาน ตามมาตรฐานงาน
4. เป็นเครื่องมือในการพัฒนาบุคลากรทุกภาคส่วน ในการพัฒนาไปสู่การทำงานที่มีศักยภาพสูงขึ้น
5. เป็นเครื่องมือพัฒนาขีดความสามารถในการแข่งขันทุกภาคธุรกิจ
6. เป็นเครื่องมือสร้างแรงจูงใจ (Motivation)พนักงานในการทำงาน ทุ่มเทให้ได้ผลงานสูงสุดตามเป้าหมาย
7. เป็นเครื่องมือในการจูงใจบุคลากรที่มีศักยภาพสูง (High Potential People) เข้ามาทำงานในองค์กร

ในการจัดทำ KPIs นั้น ต้องวางแผน ดำเนินงานอย่างเป็นขั้นตอน มีการประชุมฝ่ายบริหารเพื่อกำหนดนโยบายร่วมกัน ในช่วงแรกของการจัดทำ ผู้จัดทำที่ดีต้องวางกรอบการจัดทำให้ชัดเจน มีการอบรมเพื่อทำความเข้าใจทุกภาคส่วน โดยเริ่มตั้งแต่อบรมในระดับบริหาร ผู้จัดการ หัวหน้างาน ต่อมาจึงอบรมทำความเข้าใจในระดับปฏิบัติการ พนักงาน ให้มีความเข้าใจในการจัดทำขององค์กรร่วมกัน
หากอาศัยกระบอกเสียงจากหัวหน้างานส่งต่อข้อมูลเพียงฝ่ายเดียว ไม่เพียงพอที่จะทำให้ทุกคนทราบถึงเป้าหมายที่แท้จริงของฝ่ายบริหาร อีกทั้ง ข้อมูลมีโอกาสคลาดเคลื่อนสูง เกิดกำแพงกั้นความคิด พนักงานรู้สึกเพิ่มภาระงาน ยุ่งยาก ซับซ้อน เกิดความท้อถอยเบื่อหน่าย ตามมา

วิธีป้องกันปัญหาที่ดี นั้น เป็นไปตามขั้นตอนที่อธิบายตามแผนภาพ ด้านล่าง

KPI2.jpg

ผู้รับผิดชอบ วางแผนจัดทำดี หากไม่ชำนาญอาจหาตัวช่วที่เหมาะสม ตามงบประมาณองค์กร คือ ที่ปรึกษา (Consultant) เข้ามาช่วยวางระบบ (System Planning) ติดตาม (Monitoring) ประเมินผล (Evaluation) เป็นระยะ เมื่อถึงระยะการประเมินจริงภาคครึ่งปีถึงปลายปี ควรทำการประชุมถึงผลลัพธ์การประเมิน เพื่อหาทิศทางพัฒนาปรับปรุง ตั้งเป้าหมายให้ตรงกับความเป็นจริงมากที่สุด
ทุกๆปี มีการปรับเกณฑ์ ตัวชี้วัดให้เหมาะสม หากตัวชี้วัดใดบรรลุผล อาจปรับแนวทางการตั้งตัวชี้วัดแนวลบ ไม่ให้เกิดความผิดพลาด สูญเสีย เป็นต้น
ลองนำเทคนิค การป้องกันปัญหาการจัดทำ KPIs ไม่บรรลุผล ระยะแรก ไปใช้ดูนะคะ!! เชื่อแน่ว่า ความสำเร็จในแต่ละองค์กรเกิดขึ้นได้อย่างแน่นอน จะเร็วหรือช้านั้น ต้องอาศัยระยะเวลา ความชำนาญ การวิเคราะห์ที่เที่ยงตรง รวมถึงการมีส่วนร่วมทุกภาคส่วนอย่างจริงจัง จริงใจ
“ การจัดทำ KPIs เปรียบเสมือน การปลูกต้นไม้ให้เติบโตเป็นต้นไม้ใหญ่ หาเมล็ดพันธุ์อย่างดีที่ต้องการ มีผู้ดูแล ใส่ปุ๋ยสม่ำเสมอ มีแสงสว่างให้ต้นไม้ได้ผลิดอก ออกผลและหมั่นรดน้ำพรวนดิน แน่นอน เมื่อเติบโตเป็นต้นไม้ใหญ่ ย่อมมีกิ่ง ก้านใบ แข็งแรง ให้ร่มเงาเป็นไม้ยืนต้น ที่ยั่งยืน ”
…………………………………..
Cr.Picture

https://www.assetivity.com.au 

ตัวอย่างการเขียน JD แบบฟอร์มอย่างง่าย

jd2.jpg

ใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description : JD ) เป็นเครื่องมือสำคัญ ที่นำไปใช้ในการบริหารบุคคลในองค์กร ดังนั้น ควรมีการจัดทำทุกตำแหน่งและหมั่นปรับปรุงแก้ไขให้เหมาะสมกับปัจจุบัน วันนี้ผู้เขียน ขอยกตัวอย่างการจัดทำ JD แบบฟอร์มอย่างง่าย
เหมาะสำหรับ องค์กรใดๆที่ยังไม่มีการจัดทำอย่างเป็นระบบ อาจเริ่มเขียนแบบง่ายๆก่อน ไม่ต้องใส่เนื้อหา รายละเอียด เป้าหมาย เกณฑ์พิจารณามากมาย
นอกจากทำให้ผู้เขียนปวดหัวเองแล้ว ทำให้เสียเวลาในการจัดทำไป หากจัดทำไปได้สักระยะหนึ่ง ผู้จัดทำค่อยๆแก้ หรือปรับแบบฟอร์ม JD ให้เข้ากับองค์กรของตนเอง เข้าร่วมประชุมกับทีมงาน หารือที่ปรึกษา (Consultant)เพื่อปรับเปลี่ยน เพิ่มเติมในส่วนที่นำมาใช้พัฒนาต่อยอดได้ จาก JD เช่น Core Competency ,KPIs เป็นต้น
โดยผู้เขียนได้กล่าวไปแล้ว ในบทความแรกๆ เรื่อง “ เทคนิคเขียน JD เพื่อใช้ในระบบประเมินผล ”

ตัวอย่างการเขียน JD แบบง่าย 

jd-form.jpg

จริงๆ แล้ว เมื่อเขียนไปได้สักระยะหนึ่ง ผู้จัดทำ ต้องมีการปรับแก้ไข ให้ใบกำหนดหน้าที่งาน ตรงกับงานจริงมากที่สุด หากงานมีความเกี่ยวข้องกับแผนกอื่นๆ ผู้จัดทำต้องสามารถแยกความสำคัญงานแต่ละงานออกจากกันได้อย่างชัดเจน มีการนำหลักนโยบาย ค่านิยม และแผนกลยุทธ์มาปรับปรุงลง JD ได้อย่างลงตัว ใช้พัฒนาบุคลากรได้จริง มากกว่าเก็บใบ JD ไว้กับระบบคอมพิวเตอร์
ถามว่า การเขียนนั้น ควรปรับปรุงทุกปีหรือไม่ คำตอบคือ การปรับปรุงขึ้นอยู่กับ JD แต่ละงานตรงตามหน้าที่งานจริงหรือไม่ ? แต่ละปี หลักการเป้าหมายองค์กร เปลี่ยนแปลงไปอย่างไร
ดังนั้น ผู้ทำการปรับปรุงต้อง จัดการ จัดเก็บแก้ไข ให้เป็นปัจจุบัน โดยมีการประชุมร่วมกับผู้ดำรงตำแหน่งหน้าที่รับผิดชอบสายงานนั้น
ลองนำไปใช้เขียนดูนะคะ แต่ถ้าท่านใดเขียนได้ดีแล้ว ถึงขั้นพัฒนาไปไกลเกินการจัดทำแบบฟอร์มทั่วไป ผู้เขียนแนะนำให้ลองฝึกการเขียน JD แบบนำนวัตกรรม(Innovation)เข้ามาปรับ Core Competency ในการเขียน JD ของท่าน เป็นอีกก้าวสำคัญของการพัฒนา HRD ค่ะ

JD  core competency  innovation  HRD  KPI  Job Description  consultant  จัดทำ  ตัวอย่าง  อย่างง่าย  แบบฟอร์ม  การเขียน  บทความ บทเรียน  ใบกำหนด  หน้าที่  หลักสูตร  อบรม