ผู้เขียน : อาจารย์ วีย์รฎา กวิณรวีบริรักษ์
แบบสอบถาม Training Needs เพื่อสอบถามพนักงานในองค์กร ผลของคำตอบในแบบสอบถามนั้น นำมาเพื่อใช้ประเมินหาหลักสูตรที่จำเป็น(Training Needs) ในการอบรมต่อตำแหน่งงานไม่ใช่หลักสูตรที่ต้องการฝึกอบรม(Training Wants) ข้อนี้สำคัญที่นักพัฒนาบุคลากรในองค์กรพึงทราบ โดยส่วนมากที่ผู้เขียนพบคือแบบสอบถามเน้นการสร้างคำถามเชิงสอบถามความต้องการ ความชื่นชอบ ความสนใจมากกว่าการค้นหาทักษะความสามารถภายในที่แท้จริง
แบบสอบถามควรกลั่นกรองมาจากข้อมูลเดิม 50 %(หมายถึงข้อมูลการประเมินผลปลายปีที่ผ่านมาแต่ละบุคคล) อีกครึ่งที่เหลือคือสิ่งที่ผู้สอบถามต้องการรับทราบจากผู้ตอบแบบสอบถาม ในการนำผลข้อมูลที่ตอบแบบสอบถามนั้นมาใช้ประโยชน์ต่อการพัฒนาบุคลากรต่อไป
นักพัฒนาบุคลากรจึงต้องเข้าใจการออกแบบสอบถาม ทำอย่างไรจะได้มาซึ่งคำตอบที่เป็นผลดีต่อการพัฒนาในตำแหน่งงาน อยู่ในงบประมาณที่ตั้งไว้ ข้อนี้สำคัญ!!!
แบบสอบถาม Training Needs จึงไม่ใช่แค่คำถามปลายเปิดหรือปลายปิดเสมอไป ทุกคำถามนั้น ควรมีที่มาจากการประเมินผลปลายปี,GAP Competency,Target,Policy
แบบสอบถามไม่จำเป็นต้องจำนวนข้อมากมาย การออกแบบแบบสอบถามควรวัตถุประสงค์ที่ต้องการถามแต่ละข้อก่อนอันดับแรก เลือกกลุ่มประชากร(พนักงาน)ที่สอบถาม และนำผลลัพธ์ทุกคำตอบไปใช้ได้ทุกข้อ ทั้งกลุ่มอายุ การศึกษา ความรู้ ประสบการณ์ เป็นต้น
เมื่อได้ผลคำตอบจากการสอบถาม Training Needs นำผลมาวิเคราะห์เพื่อจัดทำลงรายละเอียดในแผน TRM(Training Roadmap) ประจำปีตามแต่ละระดับ(Level)
| Guideline &AGENDA การออกแบบสอบถาม บริษัท Ant มีพนักงาน 500 คน มีระดับตำแหน่งงานแบ่งเป็น 15 ระดับ (Level) ตำแหน่งระดับ 1 พนักงานบริการ – ระดับ 15 คือรองประธานบริษัทฯ พนักงานอายุงานน้อยสุดคือ 1 เดือน อายุงานมากสุดคือ 25 ปี แบบสอบถามควรตั้ง AGENDA ในการสอบถาม ดังนี้ 1) เลือกสอบถามกลุ่มประชากรไปที่ 15 กลุ่มเป้าหมายตาม Level โดยอ้างอิงจากผลประเมินล่าสุดด้าน Competency (หากไม่เคยประเมินมาก่อน ให้อิงข้อมูลจากผังโครงสร้างองค์กรล่าสุดเป็นเกณฑ์สอบถาม) บางกรณี ไม่จำเป็นต้องสอบถาม 100% ทุกคนหากจำนวนผู้ตอบแบบสอบถามจำนวนมากมีความแตกต่างกันหลายระดับ ให้ใช้ข้อมูล 100% จากแบบสรุปประเมินผลปลายปีมาเป็นต้นทาง อีก 70% เลือกสอบถามตาม 15 กลุ่มเป้าหมายที่มีจุดแข็งเพื่อเลื่อนขั้นโปรโมทสู่ตำแหน่งระดับบริหารจัดการและจุดอ่อนมากในการพัฒนาทักษะ ข้อนี้สามารถทำได้หาก เพื่อลดระยะเวลาการดำเนินการส่วนนี้ 2) แต่ละกลุ่มใน 15 Level มี Guideline ในการสร้างแบบสอบถามที่แตกต่างกันตามระดับ Competency ทั้ง ความรู้ ทักษะในการบริหาร ทักษะในการทำงาน ความสามารถที่ต้องเพิ่มเติมและการพัฒนาต่อยอด นั่นหมายถึงว่า แบบสอบถามนั้นไม่ใช่แบบฟอร์มเดียวใช้สอบถามได้ทั้งองค์กร เนื่องจากแต่ละบุคคลมีความรู้ความสามารถที่ไม่เท่ากันตั้งแต่ระดับ 1 ถึงระดับ 15 เป็นไปได้ว่าในระดับ 1 เน้นการอบรมด้านการบริการมากกว่าความรู้ทักษะ ส่วนในระดับปฏิบัติตั้งแต่ระดับ 2 ขึ้นไปเน้นการอบรมความรู้ทักษะ ส่วนในระดับที่สูงขึ้นสู่ระดับจัดการเน้นการสอดแทรกเครื่องมือการพัฒนาด้านบริหารจัดการ การแก้ปัญหา การตัดสินใจมากกว่าความรู้ในงาน ความต้องการหรือความจำเป็นในการฝึกอบรมจึงมีความแตกต่างกันในแต่ละตำแหน่ง ยิ่งระดับสูงขึ้นความต้องการฝึกอบรมน้อยลงแต่ความจำเป็นในการพัฒนาด้านทักษะการบริหารมากขึ้นตามลำดับ 3) หลักสูตรหรือหัวข้อที่นำมาให้ผู้รับการสอบถามเลือกควรตั้งแบบสอบถามปลายเปิดและปลายปิด โดยในบางคำถามทั้งคำถามปลายเปิดปลายปิดด้านการพัฒนาเน้นสร้างคำถาม 5 ขั้นแบบพุทธิพิสัย ให้นำผลข้อมูลที่ได้รับจากการประเมิน Competency ช่วยปลายปีทั้งจุดแข็งและจุดอ่อนมาต่อยอดสอบถาม ข้อนี้พิจารณาร่วมกับงบประมาณแต่ละองค์กรในการจัดอบรมด้วย หากมีการจำกัดงบประมาณ แบบสอบถามนั้นแนะนำให้สร้างแบบปลายปิด(บังคับเลือก) สามารถควบคุมงบประมาณได้ในกรอบที่วางไว้ 4) การสอบถามสามารถทำได้ทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ ขึ้นอยู่กับความสะดวกของผู้จัดทำ กรณีนี้ สำหรับผู้เขียนแนะนำให้ทำแบบออนไลน์ดีกว่าเนื่องจากช่วยลดระยะเวลาการรวบรวม การสรุปข้อมูลรวดเร็ว ไม่สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายการส่งเอกสารการจัดเก็บสะดวก 5) นำผลสรุปแต่ละกลุ่มทั้ง 15 ระดับ มาจัดเรียงหัวข้อ ปัญหา งบประมาณเพื่อเสนอต่อผู้บริหาร ตามแผน TRM รายปี 6) หลังผู้บริหารเห็นชอบอนุมัติ ให้ผู้จัดทำวางแผนสรรหา เครื่องมือฝึกอบรม(Development Tools) หลักสูตร วิทยากรอบรม สถานที่จัดส่งผู้เข้ารับการฝึกอบรมหรือดูงาน พร้อมสรุปแต่ละระดับส่งแต่ละฝ่ายแผนกเพื่อรับทราบกำหนดแผนการพัฒนารายปีเพื่อวางแผนการทำงาน การลาหยุดต่อไป |
สำหรับนักพัฒนาบุคลากรท่านใด ยังหาจุดเริ่มการวางแผน TRM ไม่ได้ แนะนำให้เริ่มต้นจากอันดับแรกไปที่ 3 ข้อสำคัญคือ 1) แผนผังโครงสร้างองค์กรก่อนค่ะ อัพเดตให้เป็นปัจจุบันก่อนจากนั้นกลับมาพิจารณา 2) ใบกำหนดหน้าที่งาน(JD) แต่ละตำแหน่งงานเป็นไปตามข้อมูลการดำรงตำแหน่งจริงหรือไม่ ค่อยๆขยับมาดู 3) แต่ละระดับ(Level) มีการวางระดับตำแหน่งให้เข้าที่เข้าทางหรือไม่ ควรวางระดับไปสูงสุดที่เท่าใดตามลักษณะองค์กร จำนวนบุคลากร การเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง อายุงานแต่ละบุคคล ฐานอายุการเกษียณ
พร้อมนำเสนอผู้บริหารในการจัดระดับตามความรู้ ทักษะ ความสามารถและประสบการณ์ทำงาน ต่อมาเริ่มวางแผนจัดทำ TRM ได้ไม่ยาก สามารถวางแผนระยะสั้น ระยะยาวได้ตามแต่สะดวกใช้ สำคัญที่สุดคือ ต้นทางทั้ง 3 ข้อนั้นต้องถูกต้องก่อน การทำ TRM ทำได้ไม่ยากแน่นอน
Tag : TRM Training Roadmap Development Tools Training Needs Training Wants Level GAP Competency Target Policy อบรม พัฒนา วางแผน เส้นทาง ฝึกอบรม พุทธิพิสัย ระดับ แบบสอบถาม
https://www.consultthailand.com/blog/info-blog.php?blog_id=139&web=Guidelines-Creating-Training-Needs-Before-TRM
Oriental Phoenix 
ใส่ความเห็น